Архивные услуги.

Архивные услуги являются на сегодня все более востребованными. Это сервис, значение которого современные руководители сильно недооценивают. Сталкиваясь с проблемой нехватки свободного места в офисе, они и не представляют себе, сколько дорогого офисного пространства можно высвободить, обратившись за помощью в специализированную компанию, оказывающую услуги по архивному хранению документов. Действительно, крупные фирмы, работающие в течение длительного периода времени, накапливают, как правило, значительные объемы первичной учетной документации.
Итак, что же такое архивное хранение?

Поскольку по действующему законодательству РФ дела и документы должны храниться в архиве предприятия независимо от его формы собственности в течение минимум 5 лет, собственник документов «обязан обеспечить их полную сохранность», а также «предоставлять сведения об этих документах по запросам» различных государственных служб — прокуратуры, налоговой полиции и т. д. Некоторые виды документов организации подлежат последующей сдаче в Архивный фонд РФ. Этими материалами являются: штатные расписания предприятий, годовая и в некоторых случаях квартальная бухгалтерская отчетность, документы учета личного состава, необходимые для составления справок социально-правового характера (стаж, квалификация, вредность и т. д.) Руководство организаций и предприятий несет административную и уголовную ответственность за качество работы с архивными документами и их сохранность. Существуют также некоторые виды документов, срок хранения которых неограничен.
Сдача в архив позволяет решить весь комплекс проблем, связанных с организацией и управлением архива предприятия, а также с обеспечением сохранности важной или конфиденциальной информации. Однако архивные услуги включают в себя не только продолжительное хранение документов. В процессе деятельности любой компании происходит выпуск большого количества документов, которые через какое-то время теряют свою ценность, но все равно продолжают пылиться в офисе и занимать пространство. Такие документы необходимо отфильтровать и уничтожить. Оставшиеся после уничтожения документы из россыпи сортируются по 200 страниц в папки и каталогизируются.

Таким образом термин Архивные услуги включает в себя несколько видов работ, а именно:

— сортировка документов;
— составления каталога документов;
— уничтожение ненужных документов, дубликатов и документов, срок хранения по которым закончился;
— восстановление документов (сканирование, переплет, копирование и т. д.)

Наша компания оказывает все вышеперечисленные архивные услуги. Мы имеем площади для хранения в одном из государственных архивов РФ со всеми необходимыми для хранения документов характеристиками: температурой, влажностью, милицейской охраной и т. д.

Доступ в хранилище осуществляется строго по пропускам, а это значит, что без санкции суда, например, даже силовым структурам будет трудно получить доступ к вашей документации. Удаленное внеофисное хранение документов имеет очень много плюсов. Как указывалось ранее — это и экономия офисного пространства, и конфиденциальность, и труднодоступность ваших документов для посторонних лиц, и гарантированная сохранность в оптимальных условиях температуры и влажности.

Все работы выполняются в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (ФЗ-125 от 22 октября 2004 г. Вступил в силу 27 октября 2004 г.) и «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 18 января 2007 г. № 19, зарегистрирован в Минюсте РФ 06.03.2007, регистрационный № 9059; с изменениями (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федераций от 16 февраля 2009 г. № 68, зарегистрирован в Минюсте РФ 05.05.2009, регистрационный № 13893).

 

ГлавнаяАрхивное хранениеОбработка документовДоставка и приемкаНаши ценыКонтакты